Tipps

Adresserhebung

• Fragen Sie den Empfänger vor dem Versand, ob er mit der Werbung einverstanden ist. Gleiches empfiehlt sich ebenfalls bei Geschäftsadressen.
• Teilen Sie dem Empfänger vor Aufnahme in den Verteiler mit wofür Sie die Adresse verwenden und halten Sie sich daran. Die Adresse wird nicht ohne Zustimmung an Dritte weitergegeben.
• Umgang mit persönlichen Daten in einer Datenschutzerklärung erläutern.
• Bieten Sie Ihren Homepage-Besuchern den Newsletter an. Schreiben Sie von den Vorteilen. Welche Informationen Sie senden werden; dass er sich jederzeit wieder abmelden kann, dass keine Daten an Dritte geben werden.
• Achten Sie bei der Adresserhebung, dass Sie nur nach der E-Mail-Adresse fragen. Weitere Daten im nächsten Schritt und nicht als Pflichtfelder. Begründen Sie warum Sie weitere Daten wissen möchten.
• Beim Anmeldevorgang nicht mit technischen Fragen nerven, wie z.B. ob man den Newsletter im Text- oder HTML-Format haben möchte. Dieses sollte der Mailclient automatisch regeln. 
• Senden Sie dem neuen Empfänger eine freundliche, aber sachlich gehaltene Eintragebestätigung per E-Mail zu. Hierdrin sollten Sie nochmal kurz von den Vorteilen berichten. Auch in der Bestätigungsmail sollte eine Abbestellmöglichkeit vorhanden sein.
• Mailen Sie Fremdadressen nicht ohne vorher zu fragen. Belästigte Empfänger sind nicht förderlich!
• Single-Opt-In ist das Minimum der Eintragung.
• Confirmed-Opt-In bestätigt die Aufnahme in den Verteiler und ist damit empfehlenswert.
• Speichern Sie bei jeder Anmeldung Datum, Zeit und die IP-Adresse. Diese Informationen können sehr hilfreich bei Streitigkeiten sein.
• Bei neuen Adressen fragen Sie per E-Mail an, ob er in die Verteilerliste aufgenommen werden möchte.
• Tragen sich Kunden nicht in den Verteiler ein schicken Sie ihm Post-Mailings. Nennen Sie auch hier die Vorteile!
• Sorgen Sie und Ihre Mitarbeiter bei Ihrer täglichen Arbeit, dass Sie ständig neue Adressen bekommen. Fragen Sie am Telefon und im persönlichen Gespräch nach der Zustimmung. Dokumentieren Sie diese Zustimmung am besten mit Bestätigungsmail.
• Kaufen Sie niemals Adressen, bei denen Sie vermuten, dass die
  Empfänger auf den Versand von Werbung verärgert reagieren.
• Wenn Sie Adressen kaufen, fragen Sie Ihren Adressanbieter, ob er es erlaubt, in die Mail hineinzuschreiben, von wem Sie die Adresse haben. Erlaubt er es nicht deutet dieses auf einen unseriösen Anbieter hin.

Darstellung des Newsletters

• Geben Sie immer den Betreff an. Dieser entscheidet mit, ob Ihr Newsletter gelesen wird. Mit wenigen Worten mitteilen, was den Leser erwartet. Dieser darf auf keinen Fall marktschreierisch wirken. Verwenden Sie NICHT NUR GROSSBUCHSTABEN und nicht mehr als 1 Ausrufezeichen !!!!!! verwenden.
• Ebenfalls von entscheidener Bedeutung ist die Absenderangabe. Zusätzlich der Absendermailadresse sollte der Firmennamen stehen, z.B. swoppen.com GmbH. Absender ist immer die Firma nicht ein Mitarbeiter.
• Mit Personalisierung erreichen Sie noch mehr Akzeptanz. Eine persönliche Anrede wie "Sehr geehrter Herr Spahn" oder "Liebes Mitglied" reicht oft schon aus. Besser wären natürlich Zusatzinformationen wie Kunden-Nr usw.
• Der Inhalt des Newsletter muss die Empfänger zufriedenstellen und den Newsletter als guten Service empfinden.
• Eine Kennzeichnungspflicht, z.B. durch ein Impressum ist unbedingt erforderlich. Diese enthält neben der Anschrift auch Telefonnummer, E-Mail und ggf. weitere Angaben je nach Rechtsform wie Steuer-Nr, Handelsregister usw. Von einen Hyperlink auf ein Impressum der Homepage ist abzuraten.
• Jeder Newsletter sollte eine Abbestellmöglichkeit besitzen. Dieses kann durch einen Abmeldelink oder Angabe einer Antwort-E-Mailadresse sein. Auf keinen Fall  kostenpflichte Mehrwertdienste verwenden wie eine 0190er Telefon-Nr. Setzen Sie die Abbestellmöglichkeit ans Ende des Newsletters, aber gut lesbar.
• Bei HTML-Mails Ihr Corporate Design (CD) übernehmen.
• Geben Sie immer ein Text-Teil bei Ihren Mailings an, auch wenn Ihr Hauptteil aus HTML besteht, da viele Mailclients insbesondere Webmail erst nur den Text-Teil anzeigen. Manche Spam-Filter vergeben sogar negativ Punkte, wenn ein HTML-Teil vorhanden ist, aber kein Text-Teil.
• Am Anfang des Inhalts der eigentlichen Mailing, z.B. im Text-Teil und/oder HTML-Teil teilen Sie dem Leser mit was ihn erwarten, wenn er weiterliest. Leiten Sie den Anfang mit einem Editorial ein, dass vom Herausgeber unterschrieben ist.
• Im Inhalt sollte alles kurz formuliert sein, keine Romane. Ihr Newsletter bringt nur den gewünschten Erfolg, wenn dieser einen Nutzen für den Leser bringt. Der Informationsgehalt ist wichtiger als die grafische Gestaltung.
• Die einzelnen Beiträge sollten aus einem Titel, einem kleinen Bild, ein paar Zeilen Text und einem Hyperlink zur Website mit allen Details bestehen. Verlinkt sollte der Titel, das Bild und am Ende des Infotextes das Wort "mehr...".
• Fordern Sie den Empfänger auf den Newsletter an Freunde weiterzuleiten.
• Geben Sie einen Hyperlink zur Pflege der persönlichen Daten an.

Homepage

• Heben Sie das Eingabe-Formular für die E-Mailadresse auf Ihrer Homepage zur Newsletter-Anmeldung deutlich nach vorn, nicht irgendwo versteckt.
• Ihre Homepage sollte nach Ihrem Corporate Design (CD) gestaltet sein. 
  

Mailing Versand

• Niemals Massenmails per Kopie per CC(Carbon Copy) oder BCC(Blind Carbon Copy) versenden

Abbestellung eines Newsletters

• Eine Abbestellung sollte auch dann möglich sein, wenn der Empfänger nicht weiß unter welcher Adresse er sich eingetragen hat. Dieses kann der Fall sein, wenn jemand ein E-Mail-Aliases (Weiterleitung an min. eine andere Adresse) verwendet hat.
• Eine Abbestellung sollte immer möglich einfach gehalten sein. Mit nur wenigen Klicks ohne jede Texteingabe sollte dies von statten gehen.
• Verwenden Sie einen codierten Abmeldelink, gut sichtbar im Newsletter an.
• Die Abmeldemöglichkeit sollte auch bei Offline-HTML gut sichtbar und möglich sein.

Statistik & Auswertungen

• Werten Sie die An- und Abmeldungen im Verhältnis aus.
• Erfolgreiche E-Mail Werbung liegt vor, wenn Sie mehr Neueintragungen generieren können als Abmeldungen.
• Fragen Sie den Empfänger, ob er mit Ihrer Werbung zufrieden war.
• Messen Sie den Erfolg Ihrer Mailings nicht an hohe Responseraten, sondern an niedrige Abbestellraten.

Bounces (Rückläufer)

• Bounces sind völlig normal, da E-Mailadressen aus Adresslisten ungültig werden können, Mailserver können vorübergehend nicht erreichbar sein. Wenn von einem größeren Mailprovider keine Bounces mehr ankommen kann das bedeuten, dass Sie auf einer Blackliste gelandet sind. Wenn also Bounces eines Mailprovider ausbleiben sollte man Kontakt zum Mailprovider aufnehmen, um von der Blackliste entfernt zu werden.